E-Rechnung

Zum 01.04.2025 wird die ERechVORP (E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz) verbindlich. 

Unternehmen in Rheinland-Pfalz, die öffentliche Aufträge oder Konzessionen erhalten, werden ab diesem Datum zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Gemäß  § 3 ERechVORP müssen ab diesem Zeitpunkt Rechnungen in elektronischer Form ausgestellt und über den zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) übermittelt werden. 

Hiermit unterstützen Sie die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Verwaltung.


Wissenswertes zur E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine standardisierte, maschinenlesbare, digitale Rechnung. Alle Informationen sind in einem elektronischen Format gespeichert. 

Dadurch ist es möglich den Rechnungsprozess zu digitalisieren, Ressourcen einzusparen und Zeitabläufe zu optimieren.

Über das Webportal  "Zentraler E-Rechnungseingang RLP" kann man landeszentral Rechnungen einreichen. Diese werden automatisch an den Rechnungsempfänger weitergeleitet und elektronisch verarbeitet. Hierfür ist im ersten Schritt eine Registrierung am Mein Unternehmenskonto erforderlich. Alle Informationen für das Mein Unternehmenskonto sind hier zu finden.

Als nächster Schritt ist eine Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) vorzunehmen. Der Link zum Zugang zum ZRE ist auf der rechten Seite zu finden (E-Rechnungen einreichen) oder über das Menü Rechnungseingang. 

Weitere Informationen für Rechnungssteller bezüglich Registrierung und Einreichung der Rechnungen sind hier zu finden.

Zum Einreichen elektronischer Rechnungen stehen mehrere Übertragungskanäle zur Verfügung:

  • E-Mail

    Nach Erstellung einer E-Rechnung mit der passenden Software wird diese an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de gesendet. Dies muss immer von der als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegten E-Mail-Adresse erfolgen. Voraussetzung ist eine erfolgreich abgeschlossene Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP.

    Bei Einreichung per E-Mail ist folgendes zu beachten:

    - max. 1 Rechnung pro Email mit ggf. rechnungsbegründenden Anlagen (RBU)

    - RBU (in den erlaubten Formaten) müssen im XML-Format, Base64 codiert eingebettet werden, um ordnungsgemäß verarbeitet werden zu können. Bei der Einbettung müssen Vorgaben der EN 16931 sowie die des ZRE RLP beachtet werden

    - Einreichung muss von der E-Mail erfolgen, die im zentralen E-Rechnungseingang RLP als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegt wurde

    - Digitale Signaturen von Dateianhängen werden akzeptiert. Dateisignaturen müssen eIDAS konform sein (die ausstellende Zertifizierungsstelle muss in einer der Trusted Lists der EU geführt werden) und es muss eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) sein.

    - die Empfänger-E-Mail-Adresse muss immer lauten ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de

    - Sollte bei Einreichung keine Rückmeldung erfolgen, dass die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger zugestellt wurde bzw. abgewiesen wurde, so war die Einreichung nicht erfolgreich. Der Grund hierfür ist meist, dass Vorgaben für die Einreichung nicht eingehalten wurden. 


  • Upload

    Über den Menüpunkt "Rechnungseingang" auf der Webseite www.e-rechnung.service.rlp.de gelangt man zu einem Upload-Dialog für elektronische Rechnungen. Hier kann man erstellte elektronische Rechnungen im entsprechenden Dateiformat übermitteln. Es kann immer nur eine E-Rechnung mit ggf. rechnungsbegründenden Anlagen pro Upload eingereicht werden.

  • Webformular

    Es ist auch eine manuelle Erfassung der Rechnung direkt über den Zentralen Rechnungseingang RLP möglich. Hierfür steht ein Webformular zur Verfügung, wo alle benötigten Angaben für einfache Rechnung eingetragen werden können. 

    Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet. Ebenfalls zu beachten ist, dass die manuell erfasste E-Rechnung für die Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf dem PC/Netzwerk gespeichert wird (gemäß § 14 b UStG).

Für die Übermittlung von Rechnungen muss eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers angegeben werden. Diese ermöglicht die Adressierung und Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten.

Leitweg-ID der Verbandsgemeinde Ramstein-Miesenbach:            073355008000-001-11

Peppol-ID der Verbandsgemeinde Ramstein-Miesenbach:              0204:073355008000-001-11

E-Mail (ZRE):    ZRE-RLP@poststelle.rlp.de


Wer schon mit dem ZRE gearbeitet hat, sollte beachten, dass ab dem 01.07.2025 die Authentifizierung über das bisher verwendete Nutzerkonto RLP nicht mehr möglich sein wird. Nachfolger ist das ELSTER "Mein Unternehmenskonto". Sollten Sie noch kein ELSTER "Mein Unternehmenskonto" haben, können Sie sich hier registrieren:

https://www.elster.de/eportal/registrierung-auswahl


Rechnungssteller erhalten in jedem Fall eine automatisierte Rückmeldung zum technischen Verarbeitungsstatus, nicht jedoch eine Auskunft zur sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, deren Prüfung nicht Gegenstand der Verarbeitung durch den Zentralen E-Rechnungseingang RLP ist, sondern durch den Rechnungsempfänger erfolgt. 

Über die angegebene ZRE-E-Mail-Adresse erfolgt eine Rückmeldung an den Rechnungssteller, ob die eingereichte E-Rechnung erfolgreich verarbeitet werden konnte bzw. diese abgelehnt wurde. Bei einer Ablehnung erfolgt ebenfalls die Mitteilung, aus welchem Grund die Einreichung abgelehnt wurde. Diese Information befindet sich in der E-Mail und/oder in einer der beigefügten Anlagen. Erhält der Rechnungssteller keinerlei Rückmeldungen, so ist die Einreichung nicht beim zentralen E-Rechnungseingang RLP eingegangen und wurde dementsprechend auch nicht an den Rechnungsempfänger zugestellt. Es ist dann vom Rechnungssteller zu prüfen, ob die Vorgaben für die Einreichung einer E-Rechnung alle berücksichtigt wurden. 


Ausnahme PDF-Formate:

Sollten Sie von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ausgenommen sein, bleibt die Möglichkeit bestehen, Rechnungen als PDF-Dateien zu übermitteln. Diese können per E-Mail an rechnungseingang@ramstein.de geschickt werden.